Oleh :
Ernawati, Seksi Supervisi Proses Bisnis
Kanwil DJPb Sumsel
Sinergi suatu kata yang tak asing lagi bagi telinga kita, terutama insan Kementerian Keuangan (Kemenkeu). Karena merupakan salah satu dari nilai-nilai Kemenkeu tertuang dalam Keputusan Menteri Keuangan (KMK) No 312/KMK.01/2011 tentang nilai-nilai Kemenkeu.
Dalam KMK tersebut disampaikan sinergi adalah membangun dan memastikan hubungan kerjasama internal yang produktif serta kemitraan yang harmonis dengan para pemangku kepentingan, untuk menghasilkan karya yang bermanfaat dan berkualitas.
Manusia sebagai makhluk sosial otomatis tidak bisa hidup sendiri tanpa berinteraksi dengan orang lain. Begitupun organisasi kita tidak akan bisa tercapai suatu tujuan jika tidak saling membantu, saling peduli satu sama lain dan “kerjasama” adalah merupakan suatu keniscayaan.
Kantor Wilayah (Kanwil) Direktorat Jenderal Perbendaharaan (DJPb) Provinsi Sumsel adalah instansi vertikal yang merupakan perpanjangan tangan dari DJPb yang ada di daerah, memiliki tugas fungsi melakukan Pembinaan Supervisi Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) yang bertujuan untuk memastikan bahwa kinerja KPPN dan kualitas layanannya telah sesuai Standard Operating Procedures (SOP).
Pembinaan dan Supervisi diatur dalam Peraturan Direktur Jenderal (Perdirjen) Perbendaharaan No PER- 24/PB/2019 tentang Pedoman Pembinaan dan Supervisi Pelaksanaan Tugas KPPN.
Perdirjen ini bertujuan untuk memberikan panduan dan pedoman kerja bagi Kanwil dalam melakukan pembinaan dan supervisi KPPN; memberikan standar proses pelaksanaan pembinaan dan supervisi KPPN; memberikan standar output pembinaan dan supervisi KPPN guna meningkatkan efektivitas pelaksanaan tugas fungsi serta kualitas pelayanan publik; mendukung keselarasan pelaksanaan tugas KPPN dengan visi misi DJPb, dan menjamin pelaksanaan tugas KPPN berjalan sesuai ketentuan berlaku.
Kegiatan pembinaan dan supervisi dimulai dari melakukan perencanaan, kemudian pelaksanaan dan terakhir pelaporan. Kegiatan perencanaan ini dimulai dengan berkoordinasi dengan bidang lain terkait pembentukan tim yang sangat memerlukan sinergitas tinggi dan memerlukan koordinasi yang baik dari semua pihak yang terlibat dalam kegiatan pembinaan dan supervisi KPPN.
Pelaksanaan pembinaan dan supervisi KPPN ini merupakan tugas dan fungsi Kanwil DJPb khususnya bidang Supervisi KPPN dan Kepatuhan Internal (SKKI) pada Seksi Supervisi Proses Bisnis dan rekapitulasinya akan dituangkan dalam Laporan Hasil Pembinaan dan Supervisi (LHPS) yang dilakukan tiap semester paling lambat 31 Juli untuk periode I pembinaan dan supervisi; dan 31 Januari tahun berikutnya untuk periode II pembinaan dan supervisi.
Sesuai dengan PER-24/PB/2019 tentang Pedoman Pembinaan dan Supervisi Pelaksanaan Tugas KPPN, terdapat dua metode dalam penyelenggaraan kegiatan pembinaan dan supervisi yaitu metode on desk dan on the spot/onsite.
Metode on desk dilakukan di lokasi Kanwil tanpa observasi langsung ke KPPN. Sedangkan on the spot dilakukan dengan observasi langsung ke KPPN.
Dalam situasi pandemi seperti sekarang ini, pelaksanaan pembinaan dan supervisi ke KPPN sangat ideal menggunakan metode on desk. Akan tetapi jika diperlukan pembinaan on the spot, maka harus menerapkan protokol kesehatan (prokes) sangat ketat.
Dalam pelaksanaannya, pembinaan dan supervisi membutuhkan sinergi yang baik dari semua bidang, yaitu Bagian Umum, Bidang Pelaksanaan Anggaran I, Bidang Pelaksanaan Anggaran II, Bidang Pembinaan Akuntansi dan Pelaporan Keuangan. Sinergi semua bidang tersebut sangat dibutuhkan, sehingga masing-masing bidang berkontribusi terlibat dalam proses verifikasi data maupun pemeriksaan terhadap dokumen yang menjadi objek periksa sampai pada matriks permasalahan hingga rekomendasinya. Kegiatan ini sangat memerlukan sinergi atau soliditas dari semua pihak sehingga terwujud tujuan bersama baik secara vertikal maupun horizontal,baik internal mupun eksternal.
Semua bidang memiliki peran masing-masing sesuai tugas fungsinya sehingga sinergi disini sangat diperlukan. Sinergi bisa terbentuk dengan baik jika komunikasi antar pihak bisa terjalin dengan baik pula. Bidang SKKI yang menggawangi pelaksanaan pembinaan dan supervisi KPPN ini harus proaktif dalam komunikasi dengan bagian/bidang lain dan KPPN.
Pelaksanaan pembinaan dan supervisi secara on desk dengan memverifikasi data yang disampaikan KPPN melalui google drive yang sudah di share pada nota dinas permintaan data pembinaan dan supervisi ke KPPN, kelengkapan dokumen pembinaan yang disampaikan oleh KPPN juga harus lengkap agar penilaian dari Kanwil DJPb tepat.
Dokumen pembinaan dari KPPN diperiksa oleh bidang SKKI dan akan menghasilkan penilaian kinerja KPPN dan matriks permasalahan serta rekomendasi. Keterlibatan semua bidang sangat dibutuhkan terutama dalam memverifikasi hasil pembinaan dan supervisi serta memberi masukan terkait hasil pembinaan tersebut. Seksi Supervisi dan Proses Bisnis melakukan verifikasi data dan Menyusun matriks permasalahan dan penilaian kinerja pada kertas kerja sesuai dengan PER-24/PB/2019.
Pembinaan dan supervisi diatur dengan beberapa komponen yaitu : Efektivitas dan Akuntabilitas Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara, Pengelolaan Perbendaharaan Negara, Representasi Kementerian Keuangan di Daerah, Tugas Khusus Perbendaharaan Lainnya (Special Mission), Tata Kelola Internal dan Inovasi dan Prestasi.
Komponen tersebut di breakdown menjadi sub komponen pembinaan dan supervisi. Sinergi antara Kanwil DJPb dan KPPN dalam rangka pembinaan dan supervisi ini juga sangat dibutuhkan. Demikian pula halnya pada bagian maupun bidang Kanwil DJPb Provinsi Sumsel.
Dalam mewujudkan kerjasama solid diperlukan komunikasi baik. Anggota tim memiliki kapasitas yang beragam sehingga untuk dapat bekerjasama diperlukan kemampuan dalam berkomunikasi yang baik. Keberagaman ini merupakan potensi yang baik sehingga bisa saling melengkapi satu sama lain. Seperti halnya dalam pelaksanaan pembinaan dan supervisi pelaksanaan tugas KPPN. Semua anggota tim memiliki kapasitas yang berbeda-beda sesuai dengan bidangnya demikian juga pada KPPN memiliki kapasitas Sumber Daya Manusia (SDM) yang beragam.
Pembinaan yang dilakukan oleh kanwil terhadap KPPN dapat dilakukan baik dengan cara konsultasi maupun fasilitasi. Konsultasi dilakukan untuk memberikan petunjuk, pertimbangan dan atau pendapat terhadap permasalahan dalam penyelenggaraan tugas KPPN dan dapat dilaksanakan secara langsung dan/atau tidak langsung.
Konsultasi langsung dilakukan dengan cara tatap muka secara langsung dan/atau komunikasi langsung dengan KPPN. Sedangkan tidak langsung dilakukan melalui komunikasi naskah dinas dengan KPPN. Pembinaan dengan fasilitasi dilakukan untuk mendukung dan/atau meningkatkan kapasitas KPPN dalam penyelenggaraan tugas, bentuknya berupa dukungan sarana dan prasarana dan/atau pelaksanaan asistensi/bimbingan.
Pembinaan dan supervisi Kanwil DJPb menghasilkan matriks permasalahan dan hasil penilaian kinerja KPPN. Matriks permasalahan ini yang akan dipaparkan oleh Ketua Tim dan anggota pembinaan dan supervisi baik secara on desk maupun on the spot dan untuk mendapatkan tanggapan serta tindak lanjut dari KPPN.
Ketika matriks permasalahan yang disajikan Kanwil tidak sesuai dengan yang terjadi di KPPN, maka KPPN bisa menyanggah matriks tersebut dengan memberikan bukti dukung yang lengkap.
Selanjutnya KPPN menyampaikan nota dinas tanggapan atas matriks permasalahan tersebut dan menyampaikan laporan tindak lanjut kepada Kanwil DJPb Provinsi Sumsel.
Kanwil DJPb menyusun hasil penilaian kinerja KPPN. Hasilnya ditetapkan dalam Surat Keputusan (SK) peringkat penilaian kinerja KPPN. Berdasarkan hasil pembinaan dan supervisi Kanwil DJPb menyusun LHPS yang memuat unsur-unsur pelaksanaan pembinaan dan supervisi, matriks hasil pembinaan dan supervisi, penilaian kinerja KPPN, analisis hasil pembinaan dan supervisi serta kesimpulan dan rekomendasi.
LHPS disusun oleh Seksi Supervisi Proses Bisnis (SPB) pada Bidang SKKI. Sinergi yang baik antara pelaksana, kepala seksi dan kepala bidang sangat diperlukan dalam menghasilkan laporan yang baik. Penyusunan LHPS ini memerlukan waktu kurang lebih satu bulan dan disampaikan ke Kantor Pusat.
Dari uraian tersebut di atas, dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan pembinaan dan supervisi KPPN sangatlah efektif, apabila keterlibatan semua anggota tim pembinaan dilakukan dengan cara berkomunikasi dan sinergi yang tinggi juga dapat memberikan solusi terbaik pada setiap permasalahan di KPPN dan pada akhirnya pelaksanaan pembinaan supervisi akan dirasakan manfaatnya oleh KPPN.
Namun demikian, untuk lebih mengoptimalkan efektivitas pembinaan anggota tim pembinaan dan supervisi harus terus menerus belajar dan selalu update informasi peraturan/ketentuan terkait proses bisnis, SOP dan tugas fungsi KPPN yang terus berkembang, sehingga dapat menyusun laporan hasil pembinaan dan supervisi berkualitas.
Daftar Pustaka
Perdirjen Perbendaharaan Nomor PER-24/PB/2019 tanggal 29 November 2019 tentang Pedoman Pembinaan Dan Supervisi KPPN
