Sriwijayamedia.com – Dinas Kearsipan Sumsel melangsungkan kegiatan musnah tanpa asap (Mutas) sebanyak 21.633 berkas berasal dari OPD di lingkungan Pemprov Sumsel, di halaman Kantor dinas setempat, Selasa (30/5/2023).
Pemusnahan arsip yang sudah 10 tahun dari 7 OPD tersebut dipimpin langsung Gubernur Sumsel H Herman Deru didampingi Kepala Dinas Kearsipan Sumsel Dr H Edwar Juliarta, S.Sos., MM.
Gubernur Sumsel H Herman Deru mengatakan pemusnahan arsip ini karena habis masanya atau expired.
“Dalam menentukan arsip yang habis masa gunanya atau arsip yang masih diabadikan itu ada kriterianya. Setiap OPD yang sudah menyetorkan arsip habis masa gunanya itu dimusnahkan secara bersama-sama,” terang Deru.
Menurut Deru, arsip yang habis masa gunanya tidak boleh disimpan lagi, baik digital maupun konvensional.
“Jadi berkas yang dimusnahkan ini betul-betul sudah tidak layak untuk digunakan. Jika ada yang menemukan arsip yang sudah dimusnahkan ini segera laporkan, untuk keamanan dan kenyamanan dokumentasi negara,” papar Gubernur.
Sementara itu, Kepala Dinas Kearsipan Sumsel Prof. Dr H Edwar Juliarta, S.Sos., MM., menambahkan pemusnahan arsip ini ada aturan dan SOP-nya, sehingga setiap pemusnahan itu ada namanya retensi arsip selama 10 tahun yang sudah tidak bernilai guna dan bisa dianggap sebagai limbah atau tidak ada nilai kegunaan.
Maka itu bisa dimusnahkan dengan pertimbangan dan aturan yang harus disetujui oleh tim verifikasi serta di verifikasi ulang sampai ke tingkat pusat.
“Jadi mereka kumpulkan arsip, setelah dikumpulkan ternyata yang sudah bisa dimusnahkan itu sekian banyak dan ada juga mungkin yang belum habis masanya. Jadi kita tetap mengimbau untuk tetap diinventarisir. Pemusnahan dilakukan satu tahun sekali. Tahun ini ada sebanyak 21.633 berkas,” imbuhnya.
Prof Edwar menjelaskan, untuk arsip digital berbeda bentuknya, bisa foto, bisa surat bernilai guna. Itu dimasukkan digitalisasi seperti yang bisa dilihat digaleri ada yang sudah diarsipkan.
“Contohnya di DPRD di simpang empat ada foto-foto dan itu hasil dari digitalisasi, yang dimusnahkan hanya fisiknya,” jelasnya. (ocha)
